📋プロンプトテンプレート
ステップ1：クレーム内容の事実整理
役割：あなたは賃貸管理のクレーム対応に精通した不動産業務改善の専門家です。
依頼：以下の情報を基に、クレーム内容を事実ベースで整理してください。
目的：感情的な行き違いを防ぎ、要望ゴールと責任範囲を切り分けて対応方針を明確にするためです。
情報：
・連絡者情報：{連絡者情報}
・過去履歴：{過去履歴}
・要望ゴール：{要望ゴール}
・事象要約：{事象要約}
・発生日時頻度：{発生日時頻度}
・入居者の訴え：{入居者の訴え}
・管理側の事実：{管理側の事実}
・現在の対応状況：{現在の対応状況}
・責任の一次判断：{責任の一次判断}
・直接連絡許諾：{直接連絡許諾}
回答方法：
・以下の項目で整理してください。
1. 事実
2. 未確認
3. 過去履歴
4. 要望ゴール
5. 責任範囲（一次判断）
6. 直接連絡の可否
7. 次アクション（いつ／誰が／何を）
条件：
・事実と推測を分けて整理してください。
・推測で断定しないでください。
・未確認は未確認として残してください。
ステップ2：返信文の作成
依頼：前回の整理結果を前提として、丁寧で誤解のない返信文を作成してください。
目的：相手の不安を抑えつつ、要望ゴールに沿って収束に導くためです。
情報：
・返信先と宛名表記：{返信先宛名}
・次回連絡の目安：{次回連絡の目安}
回答方法：
・以下の流れで作成してください。
1. 受領とお詫び
2. 現時点の事実
3. 今後の対応（いつ／誰が／何を）
4. 責任範囲と確認事項
5. 直接連絡の取り扱い
6. 次回連絡の目安
7. 締め
条件：
・相手を否定する表現は使わないでください。
・言い訳と受け取られない言い回しにしてください。
・費用負担や責任の断定は避けてください。
・会話内にない情報を推測で追加しないでください。
